集成NAS系统打造中小微企业共享文档管理系统

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毋庸置疑，中小微企业也有信息化建设的需求，缘于计算机系统可以有效的提升工作效率！仔细观察中小微企业的IT需求，除了专有的邮件服务器搭建比较迫切而外，在局域网中部署文件服务和打印服务就是另外一个迫切的需求了。文件与打印共享便利，无疑可以提升工作协作的顺畅度以及优化工作流程。传统的文件服务器的软硬件部署有成熟的方案，然而，PC服务器动则几万元，文件服务器软件甚至有时候比硬件还贵；而且，一旦涉及比较复杂的IT系统管理，企业又需要高成本雇佣有专业技术技能的人员，对中小微企业着实是笔不小的财务负担。另外，文件与数据是企业的重要资产，如何在信息化人员缺乏的情况下，低成本完善中小微企业内部宝贵的数据容灾机制看起来似乎是又一大客观难题。不过，中小微企业这种看似复杂的信息化建设需求，却存在一种简单直接而且成本低廉的解决途径！
        那就是成熟的网络附加存储NAS产品，它预先把企业需要的软硬件集成在一起，并提供一个在小中小微企业看来低廉且无压力可承受的价格水平，如无需像传统服务器解决方案，需要采购昂贵的Windows Server系统，也不用为内置软件和服务如文档管理软件，FTP服务程序等支付昂贵的授权许可。可喜的是，这样一套NAS系统除在支持数据保护的基础上，如RAID，还可以提供可集中共享的文件管理和打印服务，并且简单易管理，还可以节约一笔可观的IT人员雇佣费用。一般，企业的行政人员经过简单的学习，就可以熟练掌握和轻松管理起这样一套NAS文档管理系统来。
[探索NAS上基本的文件与共享服务]
       在文档管理领域，适合中小微企业应用NAS系统，区别于普通PC服务器，有一些显著的特点就是集成了很多方便的文件管理和共享功能。比如，NAS上可以预装方便文件管理的文档管理软件，如FileStation可以方便的对文件管理的最基本功能如文件夹建立，文件夹容量和访问权限制定等进行设定，可以通过创建单独访问账号或邮箱账号的方法为单个员工分配文件访问和存储空间，也可以通过在FileStation新增共享文件夹的形式为公司员工提供统一的文件访问路径，如下图的OfficeShare或OfficeCore共享文件夹。

      
        集成NAS的文件共享支持多种客户端系统的访问，比如企业员工可以借助工作电脑windows或苹果MAC系统便利的访问共享文件夹，比如windows用户只需简单的在网络邻居或者直接在浏览器输入访问路径就可以获得文件访问的便利；而且，集成NAS还支持Linux系统直接通过NFS服务队共享文件进行访问。而这种多系统混合型的文件共享服务，利用一般的非定制化的PC服务器是很难办到的，除了对技术复杂度要求高人员成本而外，购置成本也是一大障碍。



        共享文件夹方式管理和访问文档固然便捷，但由于Windows SMB、MAC Time Machine以及Linux系统NFS协议本身的问题，无传输优化和网络优化特性，适合非并发场合企业员工的简单文档管理。在大批量文档管理，如批量文件上传和下载场合上，集成NAS还提供了大家也很熟悉的FTP或支持安全连接的SFTP功能。



    更令人欣喜的是，这个集成的FTP工具还提供了更高阶的速度排程计划管理功能，可以精确控制到每小时的FTP文件服务可以限制利用的网络传输带宽，这样可以避免业务高峰期，大批量数据文件频繁操作影响到正常的公司业务，如邮件服务、门户应用服务等。     
   
     WebDav文件服务这个对某些中小微企业来说是一个比较陌生的概念，其实假如企业能善加利用，却可以显著提升员工的工作效率。举例来说，WebDav作为分布式web版本控制和创作协议，支持用户通过HTTP远程（在家或移动办公场合）操作文件如拷贝、移动、删除而外，还被主流的Adobe、Lotus等流行软件以及知名的文档及内容管理软件所支持。

     另外，集成NAS还提供了企业某些特定便利领域的文件传输服务设置，主要是为了方便IT设施及环境维护的TFTP及PXE文件服务。如TFP也叫简单文件传输协议，主要提供不复杂的小文件传输，区别于FTP传输使用UDP协议。比如企业内部，监控摄像机或网络设备的固件或微码升级都支持TFP协议。至于PXE，现在一般的网卡都支持PXE BOOT功能，所以企业在集成NAS上配置好PXE启动参数及windows共享安装镜像，新入职企业员工领用新电脑后，就可以方便的利用PXE启动功能安装企业自己DIY的操作系统，新员工省去了熟悉和配置windows桌面环境和软件的繁复操作，直接就可以利用适配企业工作需求的桌面系统高效率的投入工作。

        企业的文件服务与打印是紧密结合的，集成NAS系统贴心的支持便利的网络打印机配置服务，无需专业的IT保障人员，一般的办公行政无需培训就可以快捷的在NAS里配置好对应的打印机服务。


[灵活运用集成NAS打造共享型文档管理系统]
       初次应用，一个中小微企业，初次采购集成NAS产品作为企业内部的文档服务器用途，最快速最直接可以借助的便利就是可以为公司相关人员提供简单的共享文件夹服务，可以设置officeshare无加密共享文件夹，以及officecore强安全只有管理层可见的带密共享文件夹。



       针对Officecore这种公司机密级的文档，除了加密机制外，还可以再用户权限上做进一步的精细设定，如对基层员工在NAS上又账号的，可以直接设置禁止访问，做深度信息安全预防。

       共享型文档的管理，最方便的还是基于云特性的访问途径。所谓云特性，就是使用者可以任意选择PC或移动设备，在公司或移动办公过程中对公司文档进行便利访问和同步。集成NAS提供了类似的整套解决方案，如公司NAS端的CloudStation、CloudClient、CloudSync服务，员工PC端的CloudStation工具，员工手机端CloudStation工具等等，区别于一般的WebDav工具，集成NAS提供的云特性工具在安全控制和易用性上更胜一筹。



       集成NAS的CloudStation服务和工具，切实节省中小微企业文档服务器管理需求的成本，企业拥有集成NAS后无需再购置第三方文档管理工具，直接为员工开通相应的CloudStation服务和权限，就可以显著提升员工的的工作效能，而且无需担心文档共享的安全，一切皆处于可控可操作状态。





       开通相应的ClouStation服务后，比如员工就可以通过集成NAS的网络连接字串，又叫QuickConnect ID进行连接访问，如使用者连接Cloud文件共享服务，无需输入晦涩难懂IP或端口等配置项，只需要简单输入QID如Synoffice即可。

       而且，CloudStation工具支持大批量的文件同步操作，而且可以对文档后缀进行过滤性设定，提升文档传输的效率和灵活性。

       集成NAS还提供区别于一般的NFS、FTP、WebD文档服务的高级功能，如针对文件的多版本历史存档服务，当企业员工对文档进行修改后，修改后的旧版本会自动在NAS上进行归档，有利于企业对员工文档的审计，提升信息安全级别。

      现在公共网盘云服务非常流行，而且提供的容量非常可观，比如百度网盘单账户提供多达2个TB的存储空间。集成NAS上的硬盘空间有限，中小微企业受限制于规模和成本压力，无法为员工个人提供成百G，甚至上T的个人存储空间，公共网盘就是很好的补充。集成NAS可以将CloudSync服务与公共网盘如百度云盘进行集成，这样存在网盘上的关键工作文档，也可以利用CloudSync同步服务归集于集成NAS上做双向保全。



     
[最后的话题：NAS上的文件共享安全与管理]
       集成NAS系统上的共享型文档管理服务,在低成本高效率的基础上,很好的满足了中小微企业的文档管理需求。不过做为企业的共享型文档管理系统，用户比较担心事情的集中体现在文档共享是否安全，如何防止恶意访问；或者大数据量文件传输与备份上效率如何管控等诸多问题。作为本文最后的话题, 确实有必要探讨下在集成NAS上如何有效的保障文档服务器的安全与管理。
       首先建议共享型文件，针对企业文档管理领域，有些是涉密类型的，可以对共享文件夹进行加密和主动权限检查；另外，还可以配置手动加载及目录隐藏选项，回收站等进一步提高文档安全性。





      其次,文档管理除了做好事先权限防范外,还要打开集成NAS的文档审计追踪功能,如针对文档传输日志的审计,如FileStation日志、FTP日志、WebDav日志，CloudStation日志等，管理员除可以在日志中心里定期对传输日志进行人工筛查外, 还可以设置关键字过滤日志打开涉密文档操作主动通知功能。





       再有,做为文档管理服务器，硬盘及其可提供的有效存储空间也是企业的重要数据资产，集成NAS提供了很好的数据保护和冗余功能，如RAID，但日常的维护和监察也必不可少。集成NAS提供了简单易用的管理界面，可以对空闲磁盘空间，以及磁盘的物理状态是否正常等进行信息收集和展现，无需专业技术人员的储备就能轻松管理。



      而且,集成NAS还为中小微企业提供了免费而且必要的文档服务器杀毒功能。事实上，企业的文档服务器有多种来源可能遭受恶意文档的病毒攻击给企业造成惨重的数据资产损失，如邮件附件、文件上传，文件同步等。集成NAS上的病毒防护服务，病毒库一般也是自动在线免费升级，可以说为企业省了不小的开支。


       中小微企业文档服务安全主题，另外一个关键领域就是文档备份安全。集成NAS一般在硬件上都提供高速的estata接口，这是一个低成本解决方案，通过estata接口，接驳移动硬盘盒，使用集成NAS提供的Hidrive备份软件，可以定期将文档备份至硬盘，然后硬盘锁入保险箱归档封存。

      当然，集成NAS系统在传统备份安全措施外，还提供了另外一种成本稍高的主动安全解决方案，传统IT的叫法是双机热备，是企业级高可用解决方案的实施路径之一。这种方案通过以太网将两台规格和配置一致的NAS通过网络心跳线连接在一起，并开启数据同步服务，其中一台作为主机承担企业的日常业务，另外一台活动备机对主机的进行数据同步实现高可用。这样，即使主机由于NAS硬件故障，如掉电、主板故障而需要更换或维修时，备机可以直接承担主机的服务使命，保障中小微企业的邮箱服务、文档服务不至中断。

       最后，从以上的分享可以看出，集成NAS这种预先配置集成的产品，在中小微企业开展文档共享服务上又天然的优势。一般企业，只需少量投资，无需专业人员支援，就可以轻松开启中小企业文档共享之道，如FTP、NFS、Webdav，包括能有效提高员工文档协作的CloudStation云服务。而且，集成NAS除了简单易用的管理开销，也设计了一套行之有效的文档安全保障措施，中小微企业只需要进行简单设定，就无需担心文档信息被恶意泄露或篡改问题。关键的是，这套解决方案成本低廉，一机多用，且安全易行，中小微企业无需担心支付昂贵的服务器采购和软件授权费用，也无需担心技术人员服务能力不足，集成NAS系统，如群晖的DSM已经将用户学习的成本优化到最低。所以，中小微企业似乎也很乐于采用集成NAS产品，来为自己的企业IT系统服务呢！